Il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato nel mese di novembre la nuova guida “La scuola a prova di privacy”, un prezioso documento in cui riassume, anche in considerazione della sempre più pervasiva digitalizzazione della scuola, principi e regole di buon comportamento per tutti i soggetti coinvolti in ambiente scolastico: docenti, personale amministrativo, genitori.
Principi generali
Il nuovo vademecum si apre ricordando i principi fondamentali del GDPR, che devono trovare piena applicazione anche nelle istituzioni scolastici.
Anzitutto, si sottolinea che le scuole devono trattare i dati personali in modo trasparente, con linguaggio chiaro e comprensibile non solo ai genitori, ma anche ai minori, e si afferma la regola generale della limitazione delle finalità: i dati devono essere trattati per scopi determinati, in particolare legati alle funzioni istituzionali di istruzione e formazione.
Si prosegue poi analizzando i dati quotidianamente trattati dalle scuole, a partire da quelli degli studenti, di cui vengono menzionate le categorie particolari di dati, trattabili solo se indispensabili (es. origini etniche, stato di salute), nonché i dati del personale scolastico, con indicazioni pratiche sia alla scuola, circa il trattamento di ogni rapporto di lavoro, sia direttamente a docenti e altri dipendenti, recando regole generali di comportamento in merito alla circolazione delle informazioni.
La parte dedicata ai principi generali si chiude ricordando come si esercita il diritto di accesso degli interessati, nonché le possibilità di tutela che offre il Garante della privacy agli stessi.
Esempi concreti
Le linee guida proseguono poi con un’analisi puntuale dei temi privacy più rilevanti nel mondo scolastico, offrendo per ciascuno degli stessi un buon numero di esempi pratici, proposti a partire dalle questioni che più spesso sono state oggetto dei provvedimenti dell’Autorità negli ultimi anni. Senza dilungarsi troppo, nel seguito se ne riportano alcuni.
Con riferimento alla vita scolastica dello studente, si ricorda che in fase di iscrizione devono essere richiesti solo i dati realmente pertinenti, escludendo ad esempio la professione dei genitori, o lo stato di salute dei nonni. Quanto ai voti e agli esiti scolastici, gli stessi non possono essere pubblicati online, ma solo tramite registro elettronico o tabelloni fisici nei casi e con i limiti previsti dal Ministero. Si rammenta di non inserire nelle circolari e nelle comunicazioni generiche informazioni che rendano riconoscibili gli studenti coinvolti in situazioni particolari (es. bullismo).
Nella corposa sezione “Mondo connesso e nuove tecnologie”, si sottolinea l’importanza di prevedere misure di protezione della privacy per l’uso di piattaforme, tablet, smartphone e IA, citando anche le “Linee guida per l’introduzione dell’Intelligenza Artificialenelle Istituzioni scolastiche” già pubblicate dal MIUR.
Dopo i dovuti cenni a questioni delicate come cyberbullismo, sexting e revenge porn, viene trattato il tema molto attuale delle chat di classe, le quali sono spesso iniziative private dei genitori, che sono comunque obbligati a utilizzarle nel rispetto della normativa sulla privacy; il Garante sottolinea che le stesse non dovrebbero essere usate dagli istituti scolastici per comunicazioni ufficiali.
Indicazioni utili sono contenute anche con riferimento alla didattica a distanza (DAD), per la quale non è necessario il consenso, ma è obbligatoria una informativa chiara, alle registrazioni delle lezioni, consentite solo per uso personale, e al registro elettronico, di cui la scuola deve garantirne l’accesso sicuro, l’uso corretto da parte del personale, nonché la piena protezione dei dati degli studenti.
Il documento prosegue poi con un capitolo dedicato alla pubblicazione online dei dati, sottolineando la natura particolarmente invasiva di tale tipo di trattamento. A titolo meramente esemplificativo, non sono pubblicabili online gli elenchi di classe, i nominativi dei ritardatari nei pagamenti, gli utenti dei diversi servizi (es. mensa, trasporto scolastico, anche per non rendere i minori preda di eventuali). Viene effettuato un cenno anche alle limitazioni previste per la pubblicazione delle graduatorie del personale.
L’ultima sezione è dedicata a due casi particolarmente delicati: la videosorveglianza, consentita solo qualora risulti indispensabile solo per motivi di sicurezza, all’interno solo fuori dall’orario scolastico, all’esterno con angoli limitati e sempre segnalata; lasomministrazione di questionari per attività di ricerca, possibile solo se organizzata da soggetti autorizzati e se l’adesione è libera e accompagnata da informativa chiara.
Conclusione
Il vademecum “La scuola a prova di privacy” (scaricabile qui: https://www.garanteprivacy.it/temi/scuola) che termina con un utilissimo sommario delle parole chiave in tema di privacy e di link a documenti di approfondimento e provvedimenti pubblicati dal Garante in relazione al mondo scolastico, costituisce un documento di grande praticità per gli istituti scolastici, i quali sono chiamati ad attuare la normativa sulla protezione dei dati personali in un contesto complesso, in continua evoluzione.
Risulta in tal senso senz’altro tutelante, per le scuole di ogni ordine e grado, farsi affiancare da un legale in questo delicato compito.
Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento e necessità.
